電郵是在職場上非常普遍的溝通方式，這裏有5個簡單的步驟和例句來幫助電郵看起來更專業。
1. Begin with a greeting (開頭問候語）
2. Thank the recipient (感謝對方）/ Apologizing （道歉）
3. State your purpose （表明您的目的）
4. Add your closing remarks (添加結束語)
5. End with a closing (結尾詞)
1. Begin with a greeting
電郵的開頭一定要放稱呼，如 "Dear Mary"。
如果對方是很正式的關係，就用對方的姓式為稱呼如 "Dear Mrs Wang".
如果是比較隨意的關係可以用 "Hi" (如 "Hi Mary)。
如果不知道對方的名字，就用 "To whom it may concern" 或 "Dear Sir/Madam"
之後可以也可以加上問候句子如：
I hope you are well.
I hope this email finds you well.
2. Thank the recipient / Apologizing
如果是回復客人的咨詢，建議寫感謝信息。
例如對方是發詢問給您的公司，可以這樣寫 "Thank you for contacting ABC company"
如果對方已經回復了您之前的電郵，就可以這樣感謝對方 "Thank you for your prompt reply" 或 "Thanks for getting back to me"。
如果因爲某種因素有需要向對方道歉， 例句如：
Sorry for my late reply.
3. State your purpose
表明目您寫電郵的目的，句子可以開始於 "I am writing to enquire about ...." (我寫這電郵是想詢問...） 或 "I am writing in reference to ..." (我寫這電郵是關於...）
由於一般人都迅速讀電郵， 所以盡量把電郵寫的精簡，表達清晰。一篇好的電郵(寫的清晰，語句，文法，標點符號等等都用的到位）也轉達了您公司好的形象。
如果有需要附上文件可以寫如下：
I've attached .... (我已附上...)
4. Add your closing remarks
在電郵結束前可再一次有禮貌的感謝對方如：
"Thank you for your patience and cooperation" (謝謝您的耐心和合作) 或
"Thank you for your consideration" (謝謝您的斟酌)
感謝了之後可以接著如：
"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know" (如果您有任何問題或顧慮，請不要猶豫讓我知道） 或
"I look forward to hearing from you" （我期待您的回復）
5. End with a closing
最後結束句加上您的名字，如：
"Best regards" 或 "Sincerely" 或 "Thank you"
然後加上您的名字
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